Fundusz remontowy to wyodrębniona księgowo pula środków, którą wspólnota mieszkaniowa gromadzi na remonty i modernizacje nieruchomości wspólnej. W praktyce występuje niemal we wszystkich dużych wspólnotach, a rzadziej w małych. Poniżej wyjaśniamy, na jakiej podstawie prawnej działa, jak ewidencjonować wpłaty i wydatki w ciągu roku oraz jak rozliczyć fundusz po zakończeniu roku obrotowego.
Czy fundusz jest obowiązkowy?
Ustawa o własności lokali z 24 czerwca 1994 r. nie posługuje się pojęciem „fundusz remontowy” i nie nakazuje wprost jego tworzenia. Obowiązkowy jest natomiast udział właścicieli w kosztach zarządu nieruchomością wspólną – art. 14 zalicza do nich wydatki na remonty i bieżącą konserwację. Fundusz jest więc jednym z narzędzi realizacji tego obowiązku, a nie odrębnym wymogiem ustawowym.
O powołaniu funduszu decyduje uchwała właścicieli, ponieważ jest to czynność przekraczająca zakres zwykłego zarządu. W dużej wspólnocie (co najmniej cztery lokale) wystarczy większość liczona udziałami, w małej wymagana jest zgoda wszystkich współwłaścicieli. Inaczej wygląda to w spółdzielniach mieszkaniowych, gdzie fundusz remontowy jest obowiązkowy z mocy ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych – tych dwóch reżimów nie należy mylić.
Źródło środków i charakter funduszu
Środki pochodzą z zaliczek wnoszonych przez właścicieli proporcjonalnie do udziałów w nieruchomości wspólnej. Wysokość zaliczki ustala uchwała i to ona stanowi podstawę każdego naliczenia. Zgromadzone środki są majątkiem wspólnoty, a nie indywidualną własnością wpłacających – przy sprzedaży lokalu zazwyczaj nie podlegają zwrotowi, a prawa i obowiązki przechodzą na nabywcę. Wydatkowanie funduszu na cele inne niż utrzymanie części wspólnej wymaga odrębnej podstawy i zgody właścicieli.
Jak księgować fundusz w ciągu roku?
Wspólnoty nie muszą prowadzić pełnych ksiąg rachunkowych – dopuszczalna jest ewidencja uproszczona, jeśli tak postanowią w uchwale. Niezależnie od formy obowiązuje zasada rzetelności: każde zdarzenie musi mieć dowód księgowy (wyciąg bankowy, faktura, uchwała).
Poprawny zapis powinien zawierać:
- datę i tytuł operacji, np. „zaliczka na fundusz remontowy, styczeń”,
- kwotę z przypisaniem do konkretnego właściciela,
- podstawę, czyli uchwałę określającą wysokość składki,
- saldo po operacji – dla funduszu i dla indywidualnej kartoteki.
W ewidencji prowadzonej według ustawy o rachunkowości wpływy na fundusz ujmuje się na kontach funduszy specjalnych (pasywnych), a rozrachunki z właścicielami – na kontach rozrachunkowych. Analityka dla poszczególnych lokali pozwala na bieżąco kontrolować salda i później naliczać nadpłaty oraz niedopłaty.
Oddzielenie od kosztów bieżących
Fundusz remontowy należy prowadzić na wyodrębnionej ewidencji, najlepiej także na osobnym rachunku bankowym. Rozdzielenie środków remontowych od zaliczek eksploatacyjnych pozwala ustalić w każdej chwili, ile zgromadzono na remonty, a ile przeznaczono na bieżące utrzymanie budynku. Jest to również warunek wiarygodnego rocznego rozliczenia.
Rozliczenie na koniec roku
Po zamknięciu roku obrotowego zarząd lub zarządca podsumowuje gospodarkę funduszem. Kolejne kroki to:
1. sporządzenie rocznego rozliczenia obejmującego wpływy, wydatki i saldo funduszu na koniec okresu,
2. przygotowanie indywidualnych zestawień sald dla właścicieli, z informacją o nadpłacie lub niedopłacie,
3. zatwierdzenie rozliczenia przez właścicieli w drodze uchwały.
Dokumentację funduszu – wyciągi, faktury, protokoły i uchwały – przechowuje się co najmniej 5 lat.
Kwestie podatkowe
Wpłaty na fundusz stanowią przychód, jednak dochód z gospodarki zasobami mieszkaniowymi (GZM) korzysta ze zwolnienia z CIT, o ile jest przeznaczony na utrzymanie zasobów mieszkaniowych. Wspólnota mimo to składa deklarację CIT-8, a w określonych sytuacjach również PIT-4R. Z tego powodu plan kont warto od początku skonstruować tak, aby wyodrębniał przychody i koszty gospodarki mieszkaniowej.
Prawidłowe prowadzenie funduszu remontowego opiera się na trzech elementach: uchwale jako podstawie naliczeń, wyodrębnionej ewidencji z analityką dla każdego właściciela oraz corocznym rozliczeniu zatwierdzanym przez wspólnotę. Zachowanie tych zasad zapewnia zgodność z przepisami i przejrzystość rozliczeń wobec właścicieli lokali.